Origem da administração e seu conceito
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| Noções de Administração Geral para Concurso Público |
A palavra administração surgiu do latim ad que significa direção, ou tendência para algo e minister que remete à subordinação ou obediência. Com o passar do tempo, o conceito de administração sofreu diversas mudanças, vide resultado das transformações sofridas pelas organizações e indústrias e também na maneira que os negócios eram realizados. Nos dias atuais, o conceito mais utilizado indica que administrar é o mesmo que gerir, governar e alocar recursos. Ele é um ato fundamental para a sociedade, seja na esfera pública ou privada, todos os negócios precisam ser bem administrados para obterem sucesso.
- Interessado no assunto? Veja também: Princípios da Administração Pública
Segundo Maximiano, administrar é o processo de realizar, tomar e planejar ações que utilizam recursos em busca de alcançar um objetivo. Embora seja extremamente importante em todas as escalas, a principal finalidade do estudo da administração de empresas é o seu impacto sobre o desempenho das organizações. A maneira como são administradas tornam as empresas mais ou menos capazes de utilizar corretamente os seus recursos e assim alcançar seus objetivos, porém a administração não pode ser considerada como algo mecânico, mas sim mutável, sujeito a variações derivadas do ambiente do qual faz parte.
As principais escolas e teorias da administração
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| Principais Teorias da Administração |
Até o início do século XX, a administração se desenvolveu de maneira lenta e gradual, porém com o surgimento do modelo de economia capitalista, e também do crescimento do liberalismo econômico, os negócios da época passaram a serem substituídos pelo trabalho assalariado, ganhando maior força com o advento da Revolução Industrial. Foi esse contexto, junto com o crescimento acelerado das indústrias e das corporações do século XX, que fundamentou o surgimento de uma das primeiras teorias da administração - a administração científica. As teorias administrativas podem ser agrupadas de acordo com sua ênfase, lembrando que apesar de existirem críticas entre si, elas não se anulam, se complementam.
1. Administração Científica: também conhecida por taylorismo, é uma teoria que possui ênfase nas tarefas e atividades executadas pelos operários, tendo como principal objetivo a racionalização do trabalho produtivo no nível operacional. Apesar de trazer vantagens como maior eficiência, e produtividade na indústria, o principal foco apresentado por esse movimento era o operário. A teoria apresentada por Frederick Taylor não levava em consideração as necessidades sociais e humanas dos funcionários.
2. Teoria Burocrática: ou teoria das organizações. Foi uma teoria apresentada por Max Weber, que possuía ênfase nas estruturas organizacionais. Essa teoria tinha como principal objetivo o escopo completo da organização, sendo fundamentada na racionalidade corporativa e também no favorecimento à organização formal (baseada em regras e normas). Apesar de apresentar diversas vantagens, como por exemplo, a padronização e a eficiência, a teoria burocrática trouxe também muita rigidez e lentidão ao processo administrativo, o que a fez perder valor diante de outras teorias da mesma época.
3. Teoria Clássica: uma das teorias mais importantes da administração, a teoria clássica foi apresentada por Henri Fayol, autor considerado por muitos como o pai da administração. Ela também foi uma teoria que apresentou ênfase na estrutura organizacional, porém com maior foco nos processos e funções administrativas. Foi com a teoria clássica que a administração passou a ter viés de ciência e matéria de estudo, sendo a responsável por defender o processo administrativo e suas funções, que eram: planejamento, organização, comando, coordenação e controle. Ela também apresentou os quatorze princípios para se alcançar uma boa administração, o que elevou a figura do gestor dentro das organizações da época.
4. Teoria das Relações Humanas: assim como seu nome indica, a ênfase apresentada nessa teoria eram as pessoas ou colaboradores. A teoria das relações humanas teve início junto com a experiência de hawthorne, que foi comandada pelo psicólogo australiano Elton Mayo. A experiência buscava analisar a relação existente entre a produtividade humana e a iluminação da fábrica (qualidades físicas do local). Essa teoria foi a primeira a defender um enfoque maior nas relações humanas, na organização informal, nas dinâmicas de grupo, na motivação, comunicação e liderança.
5. Teoria Estruturalista: foi uma teoria que apresentou ênfase em dois aspectos - na estrutura e no ambiente. Por esse motivo, a teoria estruturalista é considerada como um movimento plural, que enxerga ao mesmo tempo, a organização no seu aspecto formal e informal, bem como o ambiente da qual ela faz parte (suas interações e aprendizado). Ela surgiu por volta da década de 50, como um desdobramento da teoria burocrática, e de algumas teses propostas pela teoria clássica e pela teoria das relações humanas.
6. Teoria Neoclássica: é o nome dado a um conjunto de teorias modernas que surgiram por volta da década de 50, e que trouxeram de volta alguns conceitos clássicos e científicos da administração. Essa teoria tem como principal autor Peter Drucker - que é considerado o pai da administração moderna. Ela possuí ênfase na pratica da administração e nos princípios gerais de gestão. O principal objetivo da teoria neoclássica é o de otimizar os resultados e facilitar o alcance dos objetivos e metas organizacionais.
7. Teoria Comportamental: foi uma teoria que retomou a ênfase nas pessoas, trabalhando sobre o enfoque do behaviorismo. Apesar de ser considerada uma decorrência da teoria das relações humanas, ela oferece um entendimento mais conciso sobre o comportamento humano existente dentro das organizações. Essa teoria teve início em 1947, com o surgimento do livro “Teoria Comportamental na Administração: O Comportamento Administrativo”, de Herbert A. Simon, que foi considerado um ataque aos princípios da teoria clássica e uma aceitação (com as devidas correções) de algumas ideias da teoria das relações humanas.
8. Teoria Contingencial: trata-se de uma teoria moderna, com ênfase no ambiente e na tecnologia. A teoria contingencial defende que não existe nada de absoluto nas organizações ou nas teorias administrativas. Para ela, tudo é relativo e por isso a abordagem contingencial explica que existe uma relação funcional entre as condições apresentadas no ambiente corporativo e as técnicas que buscam o alcance dos objetivos e metas organizacionais. Na teoria, dentro da relação, as variáveis do ambiente são independentes, enquanto as administrativas são dependentes - não existindo causalidade direta entre ambas.
1. Administração Científica: também conhecida por taylorismo, é uma teoria que possui ênfase nas tarefas e atividades executadas pelos operários, tendo como principal objetivo a racionalização do trabalho produtivo no nível operacional. Apesar de trazer vantagens como maior eficiência, e produtividade na indústria, o principal foco apresentado por esse movimento era o operário. A teoria apresentada por Frederick Taylor não levava em consideração as necessidades sociais e humanas dos funcionários.
2. Teoria Burocrática: ou teoria das organizações. Foi uma teoria apresentada por Max Weber, que possuía ênfase nas estruturas organizacionais. Essa teoria tinha como principal objetivo o escopo completo da organização, sendo fundamentada na racionalidade corporativa e também no favorecimento à organização formal (baseada em regras e normas). Apesar de apresentar diversas vantagens, como por exemplo, a padronização e a eficiência, a teoria burocrática trouxe também muita rigidez e lentidão ao processo administrativo, o que a fez perder valor diante de outras teorias da mesma época.
3. Teoria Clássica: uma das teorias mais importantes da administração, a teoria clássica foi apresentada por Henri Fayol, autor considerado por muitos como o pai da administração. Ela também foi uma teoria que apresentou ênfase na estrutura organizacional, porém com maior foco nos processos e funções administrativas. Foi com a teoria clássica que a administração passou a ter viés de ciência e matéria de estudo, sendo a responsável por defender o processo administrativo e suas funções, que eram: planejamento, organização, comando, coordenação e controle. Ela também apresentou os quatorze princípios para se alcançar uma boa administração, o que elevou a figura do gestor dentro das organizações da época.
4. Teoria das Relações Humanas: assim como seu nome indica, a ênfase apresentada nessa teoria eram as pessoas ou colaboradores. A teoria das relações humanas teve início junto com a experiência de hawthorne, que foi comandada pelo psicólogo australiano Elton Mayo. A experiência buscava analisar a relação existente entre a produtividade humana e a iluminação da fábrica (qualidades físicas do local). Essa teoria foi a primeira a defender um enfoque maior nas relações humanas, na organização informal, nas dinâmicas de grupo, na motivação, comunicação e liderança.
5. Teoria Estruturalista: foi uma teoria que apresentou ênfase em dois aspectos - na estrutura e no ambiente. Por esse motivo, a teoria estruturalista é considerada como um movimento plural, que enxerga ao mesmo tempo, a organização no seu aspecto formal e informal, bem como o ambiente da qual ela faz parte (suas interações e aprendizado). Ela surgiu por volta da década de 50, como um desdobramento da teoria burocrática, e de algumas teses propostas pela teoria clássica e pela teoria das relações humanas.
6. Teoria Neoclássica: é o nome dado a um conjunto de teorias modernas que surgiram por volta da década de 50, e que trouxeram de volta alguns conceitos clássicos e científicos da administração. Essa teoria tem como principal autor Peter Drucker - que é considerado o pai da administração moderna. Ela possuí ênfase na pratica da administração e nos princípios gerais de gestão. O principal objetivo da teoria neoclássica é o de otimizar os resultados e facilitar o alcance dos objetivos e metas organizacionais.
7. Teoria Comportamental: foi uma teoria que retomou a ênfase nas pessoas, trabalhando sobre o enfoque do behaviorismo. Apesar de ser considerada uma decorrência da teoria das relações humanas, ela oferece um entendimento mais conciso sobre o comportamento humano existente dentro das organizações. Essa teoria teve início em 1947, com o surgimento do livro “Teoria Comportamental na Administração: O Comportamento Administrativo”, de Herbert A. Simon, que foi considerado um ataque aos princípios da teoria clássica e uma aceitação (com as devidas correções) de algumas ideias da teoria das relações humanas.
8. Teoria Contingencial: trata-se de uma teoria moderna, com ênfase no ambiente e na tecnologia. A teoria contingencial defende que não existe nada de absoluto nas organizações ou nas teorias administrativas. Para ela, tudo é relativo e por isso a abordagem contingencial explica que existe uma relação funcional entre as condições apresentadas no ambiente corporativo e as técnicas que buscam o alcance dos objetivos e metas organizacionais. Na teoria, dentro da relação, as variáveis do ambiente são independentes, enquanto as administrativas são dependentes - não existindo causalidade direta entre ambas.
As três habilidades de um administrador
Na administração existem pelo menos três tipos existentes de habilidades básicas em um profissional, são elas as habilidades: técnica, humana e conceitual. Na habilidade técnica são utilizados os conhecimentos, métodos, ferramentas e técnicas necessárias para a realização de atividades específicas que necessitem de instrução, experiência e educação. Na habilidade humana se explora o discernimento e a capacidade do administrador de se trabalhar com pessoas, compreendendo suas atitudes, motivações, objetivos individuais e receios. Nessa habilidade é muito comum ocorrerem a exposição de traços de liderança.
Por último, na habilidade conceitual, o administrador de empresas ou servidor público precisa compreender as complexidades da organização da qual faz parte, seu ambiente interno e externo, o comportamento dos indivíduos nela inseridos e sua missão, visão e valores. Essa habilidade permite o alinhamento dos objetivos individuais com os objetivos organizacionais. A perfeita combinação dessas três habilidades possibilita um desempenho eficiente e eficaz, que irá variar na medida em que o indivíduo subir na escala hierárquica da empresa.
Por último, na habilidade conceitual, o administrador de empresas ou servidor público precisa compreender as complexidades da organização da qual faz parte, seu ambiente interno e externo, o comportamento dos indivíduos nela inseridos e sua missão, visão e valores. Essa habilidade permite o alinhamento dos objetivos individuais com os objetivos organizacionais. A perfeita combinação dessas três habilidades possibilita um desempenho eficiente e eficaz, que irá variar na medida em que o indivíduo subir na escala hierárquica da empresa.
Além das habilidades expostas acima, a administração também é composta por quatro funções administrativas, que são conhecidas como: planejamento (decisão antecipada do que precisa ser feito para alcançar um objetivo), organização (processo que visa estruturar a empresa, reunindo os mais diversos recursos), direção (condução e coordenação das atividades) e controle (monitoramento do que está sendo realizado e como está sendo realizado). Todas as quatro funções atuam de maneira integrada, controlando os recursos e norteando a companhia na busca pelos seus objetivos e metas organizacionais. As funções são elementos que constituem o que chamam de processo administrativo.
O processo administrativo e suas quatro funções (PODC)
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| As quatro funções administrativas |
1. Planejamento: o processo de planejamento tem como finalidade a previsão de fatos que possam ocorrer no futuro, tendo como resultado final a elaboração de planos de ação, como também do caminho que será seguido pela empresa. Por esse motivo, o planejamento trabalha diversos fatores organizacionais, tais como avaliação do ambiente, definição dos objetivos e metas, a maneira e os prazos de execução dos planos, os meios e recursos e também as formas de controle que serão utilizados. O planejamento pode ser realizado em três níveis, que são: o planejamento estratégico, tático e operacional. Cada nível atua de uma maneira, sendo elas abrangente, detalhado e analítico, respectivamente.
2. Organização: é considerado a função administrativa que tem como objetivo a estrutura da empresa, trabalhando o conjunto de diversos recursos organizacionais conforme planejamento previamente estabelecido. Para Chiavenato, a organização consiste em determinar atividades necessárias para o alcance das metas e objetivos (especialização), agrupar as atividades da companhia em uma estrutura lógica (departamentalização) e delegar as responsabilidades aos respectivos cargos e funções (cargos e tarefas). A organização pode ser estruturada em três níveis diferentes: institucional, intermediário e operacional, e também pode ser entendida de duas maneiras, a primeira como função administrativa e a segunda como uma entidade social.
3. Direção: faz referência ao processo administrativo de condução das tarefas planejadas anteriormente. Os meios mais conhecidos de direção empresarial são ordens e instruções, motivação, comunicação, liderança e processo decisório. Para que uma organização funcione da maneira adequada ela precisa ser dirigida. Após a etapa de planejamento e organização das atividades, cabe a direção a função de conduzir a maneira pela qual o objetivo deve ser alcançado. Os princípios mais comuns na função de direção são a unidade de comando, a delegação, a amplitude de controle e a coordenação.
4. Controle: é responsável por verificar e acompanhar se tudo está sendo realizado conforme o planejamento. O controle é crucial, pois está diretamente ligado ao alcance dos objetivos. Para conseguir realizar suas metas, a companhia precisa coletar dados qualificados, a fim de medir se o que está sendo feito está ou não gerando os resultados esperados. Dessa forma, o controle é responsável por mostrar se a organização está seguindo o caminho certo, e também se conseguirá cumprir os prazos estabelecidos previamente. Dentre as principais características da função de controle estão: a maleabilidade (alteração não previstas), a instantaneidade (identificação de erros) e a correção (reparação de erros).
Gestão estratégica e a excelência no resultado
O conceito de excelência vem sendo tratado com bastante força pelo mercado atual e também pela esfera pública, trazendo novas ideias como foco no cliente e na sociedade, globalização dos mercados e reengenharia das estruturas organizacionais. A excelência é considerada como o estágio final dos programas de qualidade, sendo vista também como uma prerrogativa das empresas e dos órgãos públicos que desejam atuar de maneira competitiva, agregando valor para a sociedade em geral. Abaixo elencamos quatro pilares de uma gestão estratégica alinhada à excelência no resultado de uma organização.
a) Qualidade centrada no cliente e na sociedade: nesse aspecto a qualidade é julgada e definida pelo cliente. Todos os atributos do produto ou serviço que agregam valor para o cliente, melhoram também sua satisfação e percepção sobre os mesmos. Visão de valor, satisfação e preferência podem ser influenciadas por diversos fatores, porém todos os três elementos estão interligados ao modo como a organização se relacionada com seu usuário (cliente), conduzindo assim à confiança, fidelidade e preferência.
b) Liderança organizacional: A liderança é uma qualidade de quem sempre pensa a frente de seu tempo, apresentando um grande desejo de aprendizado e uma forte capacidade de influência nas pessoas. Ao todo existem três estilos de liderança, que são: autocrática, democrática e liberal. Na liderança autocrática, o líder é o responsável por definir diretrizes e tomar decisões, atuando como dominador e aumentando a tensão de sua equipe. Na liderança democrática, as diretrizes são debatidas pelo grupo, com certa liberdade na tomada de decisão e na divisão das tarefas. Na liderança liberal, existe liberdade completa na tomada de decisão, com participação mínima do líder na escolha das tarefas e controle da equipe.
c) Melhoria contínua: trata-se de uma prática adotada por diversas empresas que tem como principal objetivo atingir resultados melhores de maneira ininterrupta. O termo "melhoria contínua" surgiu por volta da década de 80, sendo considerada um mantra na maioria das organizações. Existem diversas ferramentas voltadas à melhoria contínua, mas no geral todas atuam em duas áreas distintas - ações corretivas e ações preventivas. A primeira, tem por objetivo eliminar ou diminuir as causas de uma não conformidade. Já a segunda, busca prevenir o acontecimento da não conformidade, reduzindo a recorrência de problemas.
d) Gestão da informação: a realização das metas e de um bom desempenho organizacional requer uma boa gestão de dados, informações e análises. Existem diversos tipos de dados e fontes de informação, sendo os mais comuns relacionados ao cliente, ao desempenho de produtos e serviços, ao mercado, às operações, funcionários, fornecedores, concorrentes, entre tantos outros. O gerenciamento da informação serve de base para diversos propósitos corporativos e envolve uma grande variedade de conceitos genéricos de gestão, como por exemplo, planejamento, estrutura, controle, monitoramento e processamento. A gestão de informação está interligada à gestão de dados, sistemas e tecnologia.
O planejamento estratégico na Administração
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| Noções de Planejamento Estratégico |
O planejamento estratégico constitui uma das mais importantes funções administrativas, atuando como uma competência que auxilia os gestores e a alta administração à definirem os caminhos e as situações para o longo prazo da organização. A palavra estratégia foi bastante utilizada no ambiente corporativo, sendo mais aceita como o caminho ou direção a ser seguido, de maneira favorável em relação à conjuntura dos ambientes e ao cenário que envolve a companhia. Em resumo, é um meio para se alcançar resultados.
Função do planejamento estratégico: pode ser considerada como a função na qual o gestor estabelece os caminhos para a organização, utilizando-os como embasamento para a execução de sua liderança e também no controle das atividades de sua equipe. O plano é um processo gerencial que permite à organização antecipar-se aos cenários futuros. Saber utilizar da maneira adequada os instrumentos do plano estratégico é essencial para aumentar a competitividade da empresa, tornando mais fácil o alcance do que foi almejado. Ao todo, o planejamento estratégico possui sete atividades pré-estabelecidas, que são:
a) Projetar visão de futuro: é o mesmo que identificar uma resposta para uma pergunta, ou se antecipar a determinados cenários e situações futuras. Por exemplo, quais são as necessidades humanas que a empresa tem desejo de satisfazer dentro dos próximos cinco anos? E consequentemente à pergunta, elaborar contextos menores para possíveis caminhos e situações. Qual tipo de produto criar, como será o comportamento dos consumidores em relação à ele, tendências de usabilidade e concorrência, entre outros aspectos.
b) Definir o escopo do negócio: pode ser considerado como a determinação do que a empresa é e o que ela faz para se mobilizar na construção do seu "eu" futuro. Para ser eficiente a organização precisa identificar em quais áreas de negócio deseja atuar, bem como quais unidades de negócio irão compor cada área. Uma área pode ser entendida como uma demanda (tecnologia), ou como uma competência (serviço). Já uma unidade caracteriza-se como um produto específico, um público-alvo e os concorrentes do negócio.
c) Definir missão e visão institucional: em outras palavras é a razão da existência da organização. Em um texto recente falamos de maneira aprofundada sobre o conceito e como definir a missão, visão e valores organizacionais, mas no geral é a definição do porquê a empresa existe e qual seu propósito. A missão é o objetivo maior da empresa, enquanto a visão é a projeção do que ela deseja se tornar no futuro. Para isso são trabalhados fatores como análise de ambiente, nicho de negócio, concorrência e definição dos objetivos e metas.
d) Definir os objetivos e metas: como o próprio nome já diz, é a simples projeção numérica, mensurável e quantificável do que a companhia pretende realizar. Pode ser entendida como um desmembramento da missão da empresa, que para ser alcançada precisa passar pela definição dos planos estratégicos. Muitas organizações não conseguem colocar em prática seu planejamento, justamente pelo fato de não possuírem os objetivos e metas bem definidos. É fundamental a definição dos patamares que se deseja alcançar, bem como seus indicadores.
e) Analisar os ambientes interno e externo: é considerado como um dos fatores mais importantes para a definição da estratégia corporativa e também dos caminhos que serão escolhidos. Para ajudar nessa questão, existem duas ferramentas muito famosas, que são: Análise SWOT e o Balanced Scorecard (BSC). A Matriz SWOT (como também é chamada), é uma ferramenta que auxilia na verificação e posição estratégica da empresa, com base em quatro matrizes, que são - forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. Já o BSC, fornece a visão de um conjunto de fatores críticos, medindo através de indicadores de desempenho, perspectivas como financeiro, clientes, processos, aprendizado e crescimento.
Cultura e Clima Organizacional
1. Cultura Organizacional: no contexto geral, significa as crenças, valores, expectativas e a maneira pela qual a empresa lida com seu recurso humano (relacionamento e interações). A cultura organizacional de uma empresa abrange certos elementos, tais como normas de conduta, crenças e valores, cerimônias e rituais e os símbolos. Esses elementos são medidos através de indicadores específicos que buscam mensurar o quão forte é a cultura de uma empresa. Seu objetivo principal é trazer dados acerca da identidade, tolerância à inovação, individualismo, coletivismo, participação e adaptação de todos os envolvidos.
2. Clima Organizacional: pode ser considerado como o último componente da organização informal. O clima de uma empresa mede o nível de satisfação ou insatisfação dos funcionários para com suas atividades, benefícios e ambiente de trabalho. Esses dados são trabalhados por meio de questionários conhecidos como pesquisa de clima organizacional, que são aplicados dentro da empresa, fazendo uso de perguntas objetivos e racionais. O estudo do clima tem como principal finalidade compreender as necessidades, preocupações, desejos e percepções do funcionário inserido na empresa (baixo turnover).
2. Clima Organizacional: pode ser considerado como o último componente da organização informal. O clima de uma empresa mede o nível de satisfação ou insatisfação dos funcionários para com suas atividades, benefícios e ambiente de trabalho. Esses dados são trabalhados por meio de questionários conhecidos como pesquisa de clima organizacional, que são aplicados dentro da empresa, fazendo uso de perguntas objetivos e racionais. O estudo do clima tem como principal finalidade compreender as necessidades, preocupações, desejos e percepções do funcionário inserido na empresa (baixo turnover).
Conclusão - Noções de Administração Geral
É muito comum encontrarmos a disciplina noções de administração geral nos editais de concurso, tanto para cargos de ensino superior, como para cargos de nível médio. Quando cai administração geral é quase certo acontecer certa confusão por parte do aluno sobre quais assuntos se deve estudar. Isso ocorre devido a amplitude dessa matéria, que traz uma grande variedade de teorias e conceitos na sua disciplina. Por isso, tentamos consolidar neste artigo um resumo com a melhor lógica possível para facilitar o entendimento sobre os assuntos que são tratados em Noções de Administração Geral.
- Gostou do resumo? Confira também: Noções de Administração Pública
Como vocês sabem, noções de administração em concursos não se trata de um assunto corriqueiro, ou simples de se estudar. O ideal é seguir um roteiro bem definido, partindo das teorias até os principais conceitos abordados pela disciplina. O ideal é utilizar artigos ou livros para criar seu próprio resumo, e a partir disso trabalhar no entendimento aprofundado. Para facilitar na compreensão da matéria, faça bastante uso de videoaulas, já que elas possuem mais dinâmica do que textos. Para a memorização, faça uso de seus resumos, responda questões e elabore também mapas mentais, que ajudarão você a lembrar e revisar o conteúdo estudado. Todas essas dicas, são maneiras objetivas de lembrar os aspectos mais importantes do conteúdo, seguindo a interpretação mais utilizada pelas bancas de concurso.
Até a próxima pessoal!
Autor: Filipe Bezerra
Referências Bibliográficas:
MAXIMIANO, Amaru. Teoria Geral da Administração. Atlas, 2012
FARIA, José C. Administração: Teorias & Aplicações. Pioneira, Thomson, 2002.
CHIAVENATO, Idalberto. Introdução a Teoria Geral da Administração. Elsevier, 2004.
FARIA, José C. Administração: Teorias & Aplicações. Pioneira, Thomson, 2002.
CHIAVENATO, Idalberto. Introdução a Teoria Geral da Administração. Elsevier, 2004.
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