Administração de Sistemas de Informação

Hoje falaremos um pouco sobre uma área da administração que ainda é pouco explorada pelos alunos do curso, a administração de Sistemas de informação. O baixo interesse por parte dos estudantes provavelmente acontece devido a falta de informação sobre os aspectos centrais dessa matéria, uma vez que muitos dos alunos acreditam que os sistemas de informação lidam somente com software e hardware (porém, sabemos que vai bem além disso). A administração de sistemas de informação (como é mais conhecida), procura entender especialmente os efeitos da aplicação da tecnologia da informação, e da informatização dos processos nas decisões administrativas e gerenciais de uma organização.

Gosta do assunto? Veja também: Gestão do Conhecimento nas Organizações

Para entender melhor a administração de sistemas de informação, é importante conhecer a sua terminologia, as características da área e os seus principais conceitos. Nos dias atuais, a grande maioria das pessoas envolvidas com a área ressalta sobre a importância da mesma para os administradores e empreendedores, principalmente, tendo em vista que grande parte das empresas necessitam de sistemas para prosperar. Para algumas companhias que atuam com comércio exterior, por exemplo, a utilização dos sistemas de informação é imprescindível, e até obrigatório em alguns casos, tal como ocorre com o sistema do SISCOMEX, que é de vital importância para diversas empresas desse ramo.

Entenda o conceito de Sistemas de Informação

Para Laudon, um sistema de informação pode ser definido como um conjunto de componentes inter-relacionados que trabalham juntos para coletar, recuperar, processar, armazenar e distribuir informação com a finalidade de facilitar o planejamento, o controle e o processo decisório em empresas e outras organizações. Os sistemas de informação também contém informações sobre as pessoas, os lugares e coisas de interesses diversos para a empresa. Eles transformam a informação em uma forma utilizável para que a alta administração possa tomar decisões, analisar e visualizar assuntos complexos. No geral, os sistemas fazem isso através de um ciclo de três atividades básicas: entrada, processamento e saída.

Principais características dos Sistemas de Informação

> Relevância: Como uma das principais características dos sistemas de informação, nós podemos citar sua capacidade de produzir informações realmente necessárias à organização. Os sistemas recebem e tratam informações que são consideradas confiáveis, e que chegam em tempo hábil, possuindo um custo condizente ao pretendido pela empresa, como também atende seus requisitos operacionais e gerenciais de tomada de decisão.

> Integração: Os sistemas de informação também possuem a capacidade de se integrar à estrutura da organização. Dessa maneira, os sistemas conseguem auxiliar na coordenação das diferentes unidades organizacionais, como por exemplo, seus departamentos, divisões, diretorias, etc. Esse auxilio acontece de forma interligada, otimizando e acelerando a tomada de decisão entre os principais setores existentes na empresa.

> Fluxo Independente: Outra característica peculiar, mas da mesma forma essencial dos sistemas de informação, é a sua capacidade de possuir um fluxo de procedimentos paralelo (interno e externo) ao processamento de dados. Esse fluxo trabalha de uma forma racional, sendo integrado aos subsistemas do sistema, além de atuar de forma rápido e de possuir o menor custo possível.

> Controle: Além das características dos sistemas de informação já citadas acima, vale ressaltar que eles ainda podem contar com dispositivos de controle interno, que garantem ainda mais a confiabilidade das informações de saída (informações que passam pela etapa de processamento), atuando também de uma maneira mais adequada em prol da proteção dos dados controlados pelo próprio sistema organizacional.

> Diretrizes: Por fim, como a última das cinco características principais de um sistema de informação organizacional, nós podemos citar sua capacidade de processar e de ter por base diretrizes capazes de assegurar a realização dos objetivos que a empresa enseja de maneira, direta, simples e eficiente. Em um sistema, várias partes trabalham juntas visando um determinado objetivo em comum. Em um sistema de informação não é diferente, por isso ele atua de forma rápida e segura em suas operações.

Tipos de sistemas de informação

Existem diferentes interesses, especialidades, e níveis em uma organização, sendo assim também existem diferentes tipos de sistemas de informação. Vale a pena ressaltar, que sozinho nenhum sistema é capaz de fornecer todas as informações de que uma empresa necessita, por isso eles são estruturados de uma forma integrada, para assim serem capazes de atender esses diferentes interesses organizacionais. Um sistema de informação possui vários elementos inter-relacionados, mas ao todo existem apenas quatro níveis distintos entre os tipos de sistemas: estratégico, tático, conhecimento e operacional. Alguns destes são bastantes conhecidos no meio empresarial, dentre os quais, podemos citar:

> Planejamento de recursos empresariais (ERP)

Sistemas integrados de gestão empresarial ou em inglês Enterprises Resource Planning, são sistemas que integram todos os dados e processos de uma organização em um único sistema. A integração pode ser funcional, ou sistêmica que em termos gerais visam integrar os diversos departamentos da empresa, possibilitando a automação e o armazenamento de todas as informações do negócio. Os ERP são conhecidos como plataformas de softwares que foram desenvolvidos para integrar os diversos departamentos de uma empresa. Ele possibilita a automatização e o armazenamento das informações.

> Gerenciamento de relacionamento com clientes (CRM)

Customer Relationship Manager, é um termo em inglês que em português significa: Gestão do Relacionamento com o Cliente. É uma ferramenta que automatiza todas as funções de contato com o cliente e auxiliam as companhias a criarem e manterem um bom relacionamento com seus clientes, através do armazenamento e inter-relacionamento trabalhado de forma inteligente, que juntos agregam informações sobre as atividades e interações do cliente com a empresa. Trata-se de um sistema de gestão de relacionamento que visa antecipar-se as necessidades dos clientes.

> Gerenciamento da cadeia de fornecimento (SCM)

Do inglês, Supply Chain Management, também conhecida como Gestão da Cadeia de Suprimentos (ou Fornecimento). Trata-se da integração dos processos do consumidor, através dos fornecedores de produtos, serviços e informações, com o objetivo de criar valor para o cliente (Lambert). Assim a Gestão da Cadeia de Suprimentos, consiste numa série de ações que visam integrar fornecedores, fabricantes e lojas, para que a mercadoria seja distribuída nas quantidades ideais, na localização certa e no tempo correto, com o objetivo de alcançar os níveis de serviço pretendido e reduzir os custos do Sistema.

Conclusão - Administração de Sistemas de informação

Além das informações já vistas, outro aspecto importante de ser citado é o planejamento na administração dos sistemas de informação. Durante o planejamento, diversos fatores precisam ser analisados e trabalhados, uma vez que percebemos a existência de diferentes níveis e tipos de sistemas, onde cada um deles possui funções distintas. Por isso, é fundamental que esses fatores sejam analisados por quem possui uma visão sistêmica da empresa, sendo essencial que o responsável esteja atento às diferenças entre os tipos de sistemas. Os sistemas operacionais, por exemplo, são sistemas tipicamente armazenadores de dados e processadores de transações, ou seja, são procedimentos rotineiros que servem para registro e processamento das transações correntes.

Já os sistemas gerenciais e estratégicos, servem de base para o controle e para a tomada de decisão. Esses tipos de sistemas requerem informações adequadas que retratem o ambiente interno e externo e as condições de mercado. As informações oferecidas devem possibilitar a verificação da eficiência e dos resultados das operações da empresa no seu todo. Após tudo isso, deve-se entender que além do uso interno, os sistemas de informação são ferramentas necessárias para as empresas ganharem competitividade, e assim obter um funcionamento de qualidade ante a concorrência. Por isso, o administrador do sistema deve ter uma visão global da empresa, pois ele será o usuário da administração estratégica e da tomada de decisão.

Sendo assim, podemos concluir que os sistemas de informação são todos os sistemas que manipulam dados (recebendo e tratando-os), e com isso gerando informação. Vale ressaltar que, não importa se o sistema faz uso ou não de recursos de tecnologia em computadores, pois é importante termos em mente que um sistema de informação organizacional pode ser conceituado como a própria organização da qual faz parte, assim como seus vários subsistemas e seu ambiente externo. Os sistemas também são considerados qualquer conjunto de componentes e processos por ele executado, que juntos visam transformar determinadas entradas em saídas. Eles são um recurso fundamental para qualquer empresa nos tempos atuais, uma vez que fortalecem o plano de atuação da mesma nos mercados dos quais fazem parte. Bom é isso ai pessoal!

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Veja também:

-Administração Geral;
-Administração de Empresas;
-Administração de Marketing;
-Administração de Recursos Humanos;
-Administração da Produção;
-Administração de Materiais;
-Administração Financeira e Orçamentária.

Autor: Rômulo Cavalcante
Referências Bibliográficas:
MAXIMIANO, Amaru. Teoria Geral da Administração. Atlas, 2012
CHIAVENATO, Idalberto. Introdução a Teoria Geral da Administração. Elsevier, 2004.

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