Matriz GUT: Do conceito à aplicação prática

O que é a Matriz GUT?

A Matriz GUT é uma ferramenta bastante utilizada pelas empresas, principalmente, com o intuito de priorizar os problemas e consequentemente tratá-los, levando em conta suas gravidades, urgências e tendências. Essa ferramenta auxilia na formação de estratégias, gestão de projetos e também na coleta de dados (levantamento de informações). Podemos dizer, que a Matriz GUT é bastante similar à análise SWOT e por isso uma complementa a outra, pois ambas podem analisar os ambientes internos e externos da organização, com um diferencial em relação à Matriz GUT, que é a possibilidade de quantificar as informações e de pontuar os itens analisados de acordo com o seu grau de prioridade.

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A técnica GUT foi desenvolvida por Kepner e Tregoe, especialistas na resolução de questões organizacionais, e tinha como finalidade orientar decisões mais complexas, ou seja, decisões que envolvem muitas questões. A mistura de problemas por si só gera confusão, e acaba dificultando a visão do administrador na identificação dos problemas prioritários e na sua relevância. Nesse caso, é preciso separar cada problema que tenha causa própria e somente após isso, saber qual a prioridade na solução dos problemas identificados. A Matriz GUT atua justamente nesse aspecto, selecionando e escalonando os problemas, e levando em conta os principais impactos positivos e negativos que a correção dos mesmos pode trazer.

Como montar a Matriz GUT

Pra facilitar o entendimento, nós iremos dividir o processo de montagem da matriz em etapas. 

Primeira Etapa (Listagem dos Problemas)

Para iniciarmos com a Matriz GUT, primeiro é necessário listar todos os problemas e aspectos relacionados às atividades que você deseja analisar. Naturalmente, você deve listar quais são as principais dificuldades e problemas existentes na empresa, levando em consideração os três pontos à serem analisados dentro da matriz (gravidade, urgência e tendência). Durante a montagem da tabela, é importante detalhar corretamente os pontos analisados, contemplando todos os seus aspectos e sendo bem específico, a fim de evitar interpretações confusas e inadequadas. Segue exemplo vide imagem acima.

Segunda Etapa (Pontuação dos Problemas)

Nesta etapa, é dado uma pontuação para cada um dos problemas. As notas são aplicadas de acordo com alguns critérios, que vão desde as situações menos favoráveis (graves) que recebem a nota mais alta (5), até as situações mais favoráveis (leves e brandas) que recebem a menor nota (1). Ao final da pontuação, é identificado o número que mostrará o grau de prioridade dos problemas. Para isso, deve-se multiplicar os quocientes gravidade x urgência x tendência (GxUxT), sendo o problema que obtiver o maior resultado, a principal prioridade a ser corrigida. No caso da figura acima, o principal problema encontrado foi o de "fazer o backup completo do banco de dados", que atingiu 75 pontos na Matriz GUT.

Terceira Etapa (Classificação dos Problemas)

Após identificar, listar e através da multiplicação dos fatores (gravidade, urgência e tendência), atribuir as notas de cada um dos principais problemas identificados, é necessário traçar o plano de ação em relação aos mesmos, levando em consideração cada um dos aspectos da matriz e a classificação (rank final) dos problemas inseridos nela. É válido ressaltar, que a fim de otimizar a tomada de decisão, também é interessante considerar cada um dos fatores de modo isolado, sempre observando suas particularidades e seu grau de relevância. Para deixar essa questão mais clara, podemos especificar os aspectos da seguinte forma.

Elementos da Matriz GUT

> Gravidade: Representa o possível dano ou prejuízo que pode decorrer de uma situação. Ele é analisado pela consideração da intensidade ou impacto que algum dos problemas em análise podem ocasionar caso venha a ocorrer. Seus danos podem ser avaliados de forma quantitativa ou qualitativa, com seus efeitos sendo analisados a médio e longo prazo. Sua pontuação segue o critério de  um problema extremamente grave (5), até um problema secundário - sem gravidade alguma (1).

> Urgência: Representa a questão do tempo que existe para resolver um problema, ou uma dada situação. Em termos mais simples, esse aspecto é analisado pela pressão que o tempo impõe, levando em consideração os prazos para a resolução do problema. Quanto maior a urgência, menor será o prazo disponível para resolver o problema em questão e vice versa. A pontuação da urgência de um problema varia desde a necessidade de uma ação imediata (5), até a decisão de que um problema pode esperar (1).

> Tendência: Esse aspecto representa o potencial de crescimento do problema e a probabilidade dele se tornar maior com o passar do tempo. Nesse quesito é preciso analisar o padrão ou a tendência de evolução da situação. A pontuação da tendência de um problema acontece a partir da classificação de que ele irá piorar rapidamente (5), ou de que apenas não irá mudar (1). Todos os aspectos supracitados podem ser frutos de uma soma que complementa o fator multiplicador da Matriz GUT. Vale ressaltar, que no momento da atribuição das notas deve-se levar em conta, principalmente, o caráter tendencioso do problema

Conclusão - Matriz GUT

A Matriz GUT é uma ferramenta excepcional para todo e qualquer gestor, pois possibilita uma avaliação quantitativa e qualitativa, fornecendo números consistentes e com um específico grau de prioridade. Com ela, torna-se possível priorizar ações corretivas e preventivas que reduzem, ou extinguem os diversos problemas identificados. Podemos dizer, que nos dias atuais, a Matriz GUT é uma das mais famosas ferramentas para a tomada de decisão e resolução de problemas, uma vez que você pode utilizar esta ferramenta para inúmeras situações, sempre com a certeza de que o resultado final será além do satisfatório.

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Além desses atributos, a Matriz GUT é uma ferramenta de extrema simplicidade, fácil de ser montada e aplicada, podendo ser utilizada para diversas finalidades, como também, em conjunto com outras ferramentas da qualidade já conhecidas na administração como a Análise SWOT, o Diagrama de Ishikawa e o Ciclo PDCA, por exemplo. Seu objetivo é priorizar as ações de forma racional, levando em consideração a gravidade, urgência e tendência de um problema, permitindo escolher a melhor tomada de ação. A ferramenta GUT tem a capacidade de estabelecer prioridades, orientando a ação e possibilitando uma visão ampla do que precisa ser realizado.

Com certeza se trata de uma ferramenta de suma importância para a administração de empresas e que deve ser levada em conta por todo administrador de empresas que se preze. Com isso, podemos afirmar que vale a pena aprender a usar a Matriz GUT, principalmente, para identificar os problemas que precisam ser analisados, e assim obter um bom proveito dessa ferramenta. Ela com certeza irá ajudá-lo à priorizar as ações a serem tomadas, a fim de sanar os problemas que afligem sua empresa. Bom, é isso ai pessoal. Caso vocês possuam exemplos de aplicações da Matriz GUT, compartilhem conosco deixando o seu comentário!

Até a próxima!

Autor: Marcelo Bastos.
Referências Bibliográficas:
MAXIMIANO, Amaru. Teoria Geral da Administração. São Paulo. Atlas, 2012.
KEPNER, C. e TREGOE, B. O Administrador Racional. São Paulo. Atlas, 1981.
OLIVEIRA, Djalma. Planejamento Estratégico. São Paulo. Atlas, 1992.

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