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5W2H - Como utilizar e suas vantagens


O conceito e a origem da ferramenta 5W2H


Ferramenta 5W2H

Podemos dizer que o 5W2H se trata de uma ferramenta administrativa que pode ser utilizada por toda e qualquer empresa. Sua análise possui a finalidade de auxiliar na elaboração de planos de ação, como uma espécie de check-list que aumenta a clareza do colaborador sobre suas atividades. Ele é considerado uma das técnicas mais eficazes em relação ao planejamento de atividades e elaboração de projetos, sendo amplamente utilizado para organizar o que deve ser feito, distribuindo as funções entre os diversos integrantes de uma equipe. Basicamente, o 5W2H explora as principais questões que envolvem um trabalho, garantindo uma visão controlada e examinada da mesma.


A ferramenta 5W2H surgiu no Japão, criada por profissionais da indústria automobilística durante os estudos sobre a qualidade total. Devido ao seu envolvimento com a gestão da qualidade, sua metodologia é bastante utilizada nesse meio. O 5W2H atua como um mapa de atividades, estabelecendo o que será feito, quem o fará, em quanto tempo será realizado, qual área da empresa é a responsável e quais os motivos para determinada atividade ser feita. Sua metodologia tem origens nos temos What (o quê), Who (quem), Why (por quê), Where (onde), When (quando), How (como) e How Much (quanto) da língua inglesa, que consistem em simples perguntas que servem de apoio ao planejamento das atividades.

Como utilizar o 5W2H?


Como utilizar o 5W2H
Antes de explicarmos como funciona a ferramenta, é importante sabermos que existem duas variações do 5W2H, sendo elas: a 5W1H e a 5W3H. A primeira é utilizada sem o How Much (quanto custará), porém, esse formato segue basicamente a mesma estrutura do que nós estamos trazendo aqui.

Ele permite que as tarefas sejam executadas de forma cuidadosa, assegurando uma implementação bastante concreta e organizada das atividades, mas não leva em consideração os custos desse processo. Geralmente é usado para referenciar decisões, identificar as responsabilidades e planejar ações visando o simples decorrer do trabalho. O outro formato é o 5W3H, onde inclui-se o How Many (quantos), servindo mais como um complemento ao modo mais tradicional da ferramenta.

Todas elas podem ser utilizadas pelo colaborador sem nenhum problema, cabendo ao mesmo decidir qual dos modelos se enquadra mais à sua necessidade. É preciso salientar que, antes de utilizar o 5W2H, o colaborador deve estabelecer uma estratégia de ação para identificar e solucionar possíveis problemas que venham a surgir. Pois quando nos deparamos com um problema, precisamos saber identificar os meios para resolvê-lo, atuando sobre ele ao mesmo tempo em que fazemos uma análise adequada da situação. Essa deve ser uma atividade diária, como a grande maioria das ferramentas da qualidade nos orienta.

Se comparada  as outras ferramentas da qualidade, o 5W2H possui uma das implementações mais simples, sendo necessário apenas a elaboração de uma tabela para discutir as principais questões que fazem parte da análise. O desenvolvimento de cada pergunta deve ter o objetivo principal de desmembrar a ideia em vários segmentos, ou seja, facilitar o entendimento e a prática da ferramenta. As perguntas são feitas com base nas seguintes questões, O quê - objetivo da atividade; Quando - data para que o plano entre em ação; Quem - as pessoas envolvidas na atividade; Por quê- os motivos para a realização da atividade; Onde - definição do local da ação; Como - maneira a ser executada; Quanto - define o custo do processo.

A importância do 5W2H para as empresas


Como fora dito antes, o 5W2H se trata de uma metodologia para elaboração de planos de ação. Nós podemos compreendê-lo como uma espécie de formulário que auxilia na execução e no controle das tarefas onde são atribuídas as responsabilidades para cada colaborador e o modo como a atividade em questão deve ser realizada. Além desses aspectos, o 5W2H ajuda a definir o departamento, o motivo pela qual a atividade precisa ser realizada e o prazo para a conclusão da mesma. Ele ajuda a reunir as informações que a grande maioria dos gestores julga como minimamente necessárias para a execução de um determinado plano de ação.

Sendo assim, conseguimos entender que o 5W2H potencializa as condições favoráveis à execução das atividades, como também fornece um ambiente propício para o sucesso desejado. A ferramenta é um meio simples, prático e competitivo, assim como o ambiente corporativo deve ser. A ausência das dúvidas proporcionada pela sua metodologia acelera e otimiza as atividades a serem desenvolvidas por uma determinada equipe ou departamento. Além desses aspectos, a implementação do 5W2H é considerado uma das mais fáceis dentre as 7 ferramentas da qualidade, mas isso não desmerece as grandes vantagens que ele apresenta para os gestores e sua administração.

Dicas de utilização da ferramenta 5W2H - Vale ressaltar que a metodologia proporcionada pelo 5W2H oferece um ótimo complemento às técnicas já existentes de análises de negócios, uma vez que boa parte das análises não culminam em ações para lidar com as questões levantadas por ele. Dentre algumas das possíveis dicas de utilização dessa ferramenta, nós podemos citar: a inclusão de lições previamente aprendidas, ou seja, utilizar a base que fora aprendido durante o planejamento para melhorar a execução dos planos e ações, a fim de evitar retrabalho e gastos desnecessários e a automatização da ferramenta, pois o 5W2H se trata basicamente de uma tabela, podendo ser feita numa planilha do Excel por exemplo.

Conclusão - Ferramenta 5W2H


Resumindo, existem diversas formas de aplicação para essa ferramenta. Ela pode tanto ser usada sozinha para colocar em prática uma decisão simples na empresa, como também em conjunto com outras ferramentas administrativas, tais como a Análise SWOT, Matriz BCG ou Análise PEST. A praticidade e o fácil entendimento que a ferramenta proporciona são as suas principais vantagens. O 5W2H se destaca, principalmente, pela sua simplicidade e eficiência de sua metodologia, ajudando os administradores à terem um maior controle sobre as atividades que desempenham.


Portanto, como fora dito ao longo do texto, podemos perceber que a ferramenta consiste sobretudo num plano de ação para atividades pré-estabelecidas (funções simples ou complexas) e que precisam ser desenvolvidas com a maior clareza possível, além de funcionar também como uma espécie de mapeamento dessas mesmas atividades. Vale ressaltar, que o objetivo central da metodologia do 5W2H é o de responder as sete questões/perguntas que ele apresenta, organizando-as de uma forma que facilite a elaboração de um plano de ação, assim como a execução das atividades que o envolve.

Sendo assim, uma coisa é praticamente certa, fica claro que independente da ferramenta que venha a ser utilizada, o objetivo principal de todo gestor ou colaborador deve ser sempre o de privilegiar a qualidade no planejamento e na execução das suas atividades, bem como das atividades desempenhadas pelos integrantes do seu time. No mundo globalizado e competitivo em que vivemos, aqueles que não tiverem o mínimo conhecimento acerca de métodos ou técnicas necessárias para otimizar o trabalho dentro de uma empresa, podem ter certeza de que estão um passo atrás dos demais. Bom, é isso aí pessoal. Comentem e compartilhem a experiência de vocês com essa grande ferramenta da administração.

Até a próxima!

Referências Bibliográficas:
PALADINI, Edson. Gestão Estratégica da Qualidade. Atlas, 2009.
CHIAVENATO, Idalberto. Introdução a Teoria Geral da Administração. Elsevier, 2004.

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