O conceito do Ciclo PDCA
Nos dias de hoje, principalmente em nosso cotidiano, somos frequentemente desafiados a criar soluções para problemas nunca antes vistos, ou até mesmo recorrentes da área em que atuamos. Para nos auxiliar nessa questão, existe dentro da cultura japonesa de melhoria contínua (Kaizen), um método ou ferramenta de gestão que é bastante utilizado nas organizações ao redor do mundo, seja para otimizar o controle, ou para estabelecer uma cultura de constante melhoria dos processos e atividades da empresa. Essa ferramenta da qualidade é conhecida no meio empresarial pelo nome de Ciclo PDCA.
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O Ciclo PDCA foi criado em meados da década de 20, por um físico norte-americano e um dos pioneiros no ramo do controle estatístico e da Gestão da Qualidade, conhecido pelo nome de Walter A. Shewhart. Posteriormente, o conceito do PDCA foi amplamente divulgado por Deming, o qual levou a ferramenta para aplicar e recuperar a indústria japonesa, alavancando os negócios do país. Por isso, é muito comum vermos pessoas chamando de Ciclo PDCA de Ciclo Deming ou de Shewhart. O método do PDCA indica que o planejamento de uma empresa não é absoluto, mas sim um processo contínuo e em constante mudança.
Fases do Ciclo PDCA
Como grande parte das ferramentas da qualidade, o Ciclo PDCA possui suas fases divididas em etapas. O intuito dessa ferramenta é o de ajudar a entender não apenas como surge um problema, mas também como identificar sua causa raiz e solucioná-lo. É importante saber que o Ciclo PDCA foca na causa raíz do problema e não somente nas suas consequências. Sua metodologia é largamente utilizada pelas organizações e líderes que desejam melhorar sua gestão através do controle otimizado dos processos e da padronização das informações, reduzindo assim as chances de erros e falhas. Suas quatro etapas são:
#01. Planejamento - do inglês "PLAN"
A etapa do planejamento consiste em estabelecer os objetivos e processos essenciais para garantir os resultados desejados pela organização. Nessa etapa deve-se identificar, observar e analisar os possíveis problemas a serem resolvidos, seguindo a ordem de definição do problema, análise do fenômeno, escolha dos métodos e do plano de ação. É válido ter em mente que em todo planejamento realizado, uma boa elaboração evita falhas e retrabalhos desnecessários durante as próximas fases do Ciclo PDCA.
#02. Execução - do inglês "DO"
É considerada pelos especialistas uma das etapas mais importantes do Ciclo PDCA, devendo ser acompanhada constantemente para que a ação não se desvie do que foi planejado. Nesta etapa o administrador deve treinar o método e executá-lo, bem como realizar as possíveis mudanças necessárias e medir e registrar todos os resultados. O planejamento traçado na etapa anterior deve ser seguido à risca, a fim de minimizar os desvios dos objetivos e de não comprometer as demais etapas do Ciclo.
#03. Verificação - do inglês "Check"
A Etapa da checagem é o estágio do Ciclo PDCA onde são identificadas as possíveis brechas ou falhas nas ações que foram definidas e executadas anteriormente. As metas e resultados alcançados são mensurados por meio da coleta de dados e também do mapeamento dos processos. É importante ressaltar que essa fase pode ser executada de duas maneiras distintas: em paralelo à execução (checando se a ação está surtindo algum efeito) ou ao final da mesma (a fim de conseguir uma análise mais aprofundada do resultado).
#04. Ação - do inglês "Act"
Considerada como a última etapa do Ciclo PDCA. É a fase na qual são aplicadas as ações corretivas ou melhorias do processo ou problema. São justamente essas correções que fazem com que a ferramenta esteja sempre aperfeiçoando os problemas de maneira contínua, atuando simultaneamente como início e fim, num ciclo infinito. Pode-se afirmar que a ação do PDCA é também a de apuração do que tenha sido o principal ofensor dos erros anteriores. Ela visa aprimorar ainda mais o processo em si.
#01. Planejamento - do inglês "PLAN"
A etapa do planejamento consiste em estabelecer os objetivos e processos essenciais para garantir os resultados desejados pela organização. Nessa etapa deve-se identificar, observar e analisar os possíveis problemas a serem resolvidos, seguindo a ordem de definição do problema, análise do fenômeno, escolha dos métodos e do plano de ação. É válido ter em mente que em todo planejamento realizado, uma boa elaboração evita falhas e retrabalhos desnecessários durante as próximas fases do Ciclo PDCA.
#02. Execução - do inglês "DO"
É considerada pelos especialistas uma das etapas mais importantes do Ciclo PDCA, devendo ser acompanhada constantemente para que a ação não se desvie do que foi planejado. Nesta etapa o administrador deve treinar o método e executá-lo, bem como realizar as possíveis mudanças necessárias e medir e registrar todos os resultados. O planejamento traçado na etapa anterior deve ser seguido à risca, a fim de minimizar os desvios dos objetivos e de não comprometer as demais etapas do Ciclo.
#03. Verificação - do inglês "Check"
A Etapa da checagem é o estágio do Ciclo PDCA onde são identificadas as possíveis brechas ou falhas nas ações que foram definidas e executadas anteriormente. As metas e resultados alcançados são mensurados por meio da coleta de dados e também do mapeamento dos processos. É importante ressaltar que essa fase pode ser executada de duas maneiras distintas: em paralelo à execução (checando se a ação está surtindo algum efeito) ou ao final da mesma (a fim de conseguir uma análise mais aprofundada do resultado).
#04. Ação - do inglês "Act"
Considerada como a última etapa do Ciclo PDCA. É a fase na qual são aplicadas as ações corretivas ou melhorias do processo ou problema. São justamente essas correções que fazem com que a ferramenta esteja sempre aperfeiçoando os problemas de maneira contínua, atuando simultaneamente como início e fim, num ciclo infinito. Pode-se afirmar que a ação do PDCA é também a de apuração do que tenha sido o principal ofensor dos erros anteriores. Ela visa aprimorar ainda mais o processo em si.
O Ciclo PDCA e o processo de melhoria contínua
Ao mapear seus processos e identificar os GAPs que comprometem a agilidade e eficiência dos mesmos, a empresa se torna capaz de deixar as atividades executadas pelos seus colaboradores mais eficientes e ao mesmo tempo mais rentáveis para si mesma. É válido lembrar que processos mal elaborados oneram a organização e comprometem a produtividade dos funcionários. Dessa forma, podemos perceber a importância da melhoria contínua e do Ciclo PDCA para a competitividade da empresa, uma vez que será mediante ajustes contínuos nos processos e procedimentos que a mesma se manterá mais competitiva.
O mais importante é ter o pensamento de que é sempre possível melhorar em algo. Por esse motivo, o PDCA não prevê um fim para sua execução. O ideia principal do conceito e da metodologia da melhoria contínua é justamente o início de um novo ciclo após a conclusão de outro e assim sucessivamente, até que seja possível encontrar o padrão ideal do processo ou procedimento, trazendo a tona a sua máxima eficiência. O colaborador deve sempre lembrar que o objetivo principal do Ciclo PDCA, bem como das demais ferramentas da qualidade é manter a organização em constante busca pela inovação, profissionalismo, qualidade de seus processos, agilidade e competitividade de mercado.
Conclusão - Ciclo PDCA
Portanto, de uma maneira bem resumida, podemos concluir que o Ciclo PDCA é um método iterativo de gestão da qualidade, sendo aplicado por meio de quatro passos bem definidos, que possui como objetivo a melhoria contínua de processos, produtos e serviços. Como citado no início do texto, a ferramenta também é conhecida como círculo de Deming, Shewhart, ou ainda OPDCA, na qual a letra "O" significa observação ou em termos mais simples, "mantenha sua condição atual". Essa última enfase é bastante utilizada na produção enxuta apresentada no Sistema Toyota de Produção.
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Um dos princípios fundamentais do Ciclo PDCA é a iteração (ato de iterar; repetir.), ou seja, uma vez que uma hipótese é confirmada ou negada, a continuidade do ciclo vai ampliar o conhecimento, evitando que os mesmos erros aconteçam novamente. A repetição do PDCA reforça as melhorias do sistema, aumentando o conhecimento do mesmo sobre o problema existente, e ajustando a melhoria contínua para sua resolução. Dessa forma, com o conhecimento melhorado, pode-se optar por refinar ou alterar estado atual e fazer com que seu executor fique ainda mais próximo da meta que enseja.
Podemos concluir dizendo que o PDCA seria uma das principais ferramentas para resolução científica dos problemas corporativos, ou ainda uma metodologia que contribui fortemente para o desenvolvimento do pensamento crítico nas organizações. Para os gestores que fizerem uso do PDCA, estes serão capazes de inovar e ficar à frente da concorrência, seja por meio de planos de ações bem fundamentados, ou através de rigorosos métodos de resolução de problemas. No final, é visível o motivo pelo qual o Ciclo PDCA se tornou tão famoso, justamente por contribuir de forma significativa para o fomento da cultura da qualidade, da melhoria contínua e do pensamento crítico dentro das organizações modernas.
Até a próxima pessoal!
Autor: Filipe Bezerra
Referências Bibliográficas:
MARTINS, Petrônio. Administração da Produção. Saraiva, 2005.
WERKEMA, Cristina. Métodos PDCA e DMAIC e suas ferramentas analíticas. Campus, 2012.
Referências Bibliográficas:
MARTINS, Petrônio. Administração da Produção. Saraiva, 2005.
WERKEMA, Cristina. Métodos PDCA e DMAIC e suas ferramentas analíticas. Campus, 2012.
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