GTD - A arte de fazer acontecer
Um assunto que atrai bastante nossa equipe, é a questão da produtividade. Basicamente, tudo hoje em dia gira em torno de metas e como consequência precisamos ser extremamente produtivos, organizados, e de certa forma, incontestáveis no que fazemos. Alguns de vocês já devem ter ouvido falar sobre GTD (get things done), quer seja através de um amigo, ou pelo livro "A arte de fazer acontecer", o qual fizemos menção em nosso post sobre livros para administradores, ou talvez navegando pela internet. Como nós do PA somos bastantes "neuróticos" em relação a organização, nos identificamos bastante com o livro e pelas técnicas apresentadas nele.
Outra excelente fonte de informação sobre o GTD é o blog efetividade.net, nele você poderá encontrar praticamente tudo sobre produtividade pessoal, organização e como otimizar sua eficiência no dia-a-dia, facilitando o alcance das suas metas. Para os que ainda não conhecem o que significa o GTD e o que ele propõe, vou tentar explicar de uma maneira simples e fácil de entender. O GTD, nada mais é, do que uma abordagem à produtividade, trata-se de um sistema de organização pessoal, visando a melhoria no fluxo e a continuidade de tudo o que você precisa fazer, podendo ser coisas pessoais ou profissionais. O objetivo é atingir aquela "sensação" de conforto e controle sobre o que fazemos.
Outra excelente fonte de informação sobre o GTD é o blog efetividade.net, nele você poderá encontrar praticamente tudo sobre produtividade pessoal, organização e como otimizar sua eficiência no dia-a-dia, facilitando o alcance das suas metas. Para os que ainda não conhecem o que significa o GTD e o que ele propõe, vou tentar explicar de uma maneira simples e fácil de entender. O GTD, nada mais é, do que uma abordagem à produtividade, trata-se de um sistema de organização pessoal, visando a melhoria no fluxo e a continuidade de tudo o que você precisa fazer, podendo ser coisas pessoais ou profissionais. O objetivo é atingir aquela "sensação" de conforto e controle sobre o que fazemos.
Principais etapas e fatores do GTD
O método GTD se baseia em quatro etapas: Coleta, Processamento, Ação (Fazer) e Revisão.
1 - Coleta: Durante a coleta, a proposta do autor do livro é que você tenha somente uma caixa de entrada (ou o mínimo possível). O que seria essa caixa de entrada? Qualquer coisa em que seja possível a entrada de informações, pode ser um caderno, um app, e-mail, celular, agenda, etc (no meu caso é o caderno, eu anoto praticamente tudo nele e no final de cada noite organizo as informações que anotei). O importante é o armazenamento de tudo o que você pensar, produzir, utilizar, ou trabalhar. Você pode ir "coletando" durante o dia, ou tirar um horário específico pra anotar tudo o que for importante pra você. Lembre-se "sua mente não tem mente própria", portanto, anote tudo mesmo!
2 - Processamento: O processamento do GTD, é a etapa na qual você pode se utilizar de diversas ferramentas, visando a organização das suas tarefas (seria tipo, examinar as informações coletadas, definir qual o seu significado e qual seria o próximo passo), organizando por contextos, objetivos, pastas, importância, etc. Para aplicar os princípios do GTD, você pode utilizar desde o básico, papel e caneta, até os mais sofisticados dos apps, alguns que valem a pena citar são: wunderlist, wunderkit, gmail tasks, evernote, papel e caneta ou moleskine e o toodledo. Você pode definir as tarefas por áreas de responsabilidades; Financeira, Pessoal, Acadêmica, Profissional, Família, Hobby, etc. O importante é sempre manter a organização.
3 - Ação: Não basta ser organizado, se na hora de executar você simplesmente não o faz, correto? Um dos principais passos da metodologia é o fazer, a ação da atividade e para isso só basta que você execute. O ideal é, após a definição do contexto e da prioridade da tarefa, você as execute em sequência ao longo do dia, semana, etc. Sempre definindo muito bem as prioridades de cada uma. Uma das regras básicas do GTD é; caso uma tarefa leve menos de 2 minutos para ser executada, faça imediatamente! Por que isso é importante? Geralmente, recebemos demandas que poderiam ser executadas rapidamente, porém acabamos escolhendo fazer outra tarefa que consideramos mais importante naquele momento, essa atitude acaba gerando um acúmulo de atividades e consequentemente boa parte do tempo disponível que possuímos se esgota.
4 - Revisão: É a etapa que garante que você está executando as tarefas de forma correta. O importante é manter as listas e todos os sistemas utilizados (e-mail, caderno, etc...) atualizados. É valido você tentar buscar formas de melhorar o seu envolvimento com o GTD, percebendo com quais métodos e ferramentas você possui maior afinidade e quais foram melhor assimilados. Você pode fazer a revisão diariamente, semanalmente e ocasionalmente (geralmente eu faço todo dia antes de dormir).
- Diariamente: Deve-se focar naquelas tarefas com curto prazo, e maior urgência. Confirme suas anotações, organize-as e defina um horário para cada uma de acordo com suas prioridades;
- Semanalmente: Foque nas metas longas, de maior duração. Revise cada uma das áreas definidas, fazendo anotações sempre que precisar. Sempre execute suas tarefas diárias de forma que favoreçam o cumprimento dos seus objetivos primários, é importante manter uma visão analítica do conjunto;
- Ocasionalmente: Seria o "de vez em quando", eu particularmente, não gosto desse tipo de revisão, pois deixa muita margem para o acaso, descuido, etc. Pode ser feito a cada duas semanas, ou uma vez por mês, sempre analisando todos os objetivos (curto, médio e longo prazo).
O ideal é sempre seguir os passos de forma correta e organizada, não precisa enlouquecer, nem virar um neurótico em relação à organização, basta aplicar o básico do GTD para sentir a diferença na sua produtividade pessoal. É importante manter a mente sempre tranquila, separar bem os projetos dos objetivos e sempre manter o foco na sequência das ações necessárias. Esperamos que vocês percebam que o GTD, é um simples sistema de confiança que vai lhe ajudar a gerir melhor seus compromissos, melhorar sua produtividade pessoal e profissional, como também facilitar o seu dia-a-dia. Faça a tentativa! Vale muito a pena se utilizar dele. Bom, é isso aí pessoal! Continuem ligados no PA o seu portal do administrador. Quem tiver interesse no livro, pode encontrá-lo Aqui.
Até a próxima!
Até a próxima!
